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13/12/2010

Anagrafe, dall’archivio cartaceo al computer: ricerche storiche più veloci grazie all’informatica

Dalla scheda cartacea alla schermata video, dalla penna ad inchiostro alla tastiera. È la trasformazione a cui è stata sottoposta l’anagrafe di piazza Biade dallo scorso maggio, dove tutti i cartellini individuali e le schede famiglia della popolazione del Comune di Vicenza dal 1929 al 2007 - quasi 516 mila documenti cartacei tra cartellini individuali e schede famiglia - sono stati digitalizzati attraverso un grosso lavoro di scansione.

Con il 2011, dunque, il Comune di Vicenza può dire addio agli schedari rotanti e ai faldoni a scaffale e inaugurare invece un archivio anagrafe completamente informatizzato, passaggio indispensabile per raggiungere l’obiettivo delle anagrafi decentrate: una volta formato anche il personale delle circoscrizioni, infatti, per avere una certificazione storica il cittadino non sarà più obbligato a recarsi negli uffici centrali di piazza Biade, ma potrà ottenerla direttamente negli uffici decentrati sul territorio.

Lo sviluppo del processo di informatizzazione dell’anagrafe di Vicenza è stato illustrato questa mattina dall’assessore ai servizi demografici, Massimo Pecori, e dall’assessore ai servizi informativi, Tommaso Ruggeri, tra i computer e le scrivanie che stanno alle spalle degli sportelli di palazzo degli Uffici, dove l’aggiornamento sul cartaceo era di fatto già cessato tre anni fa, in attesa però di caricare nel software di gestione dei dati già in uso anche tutto l’archivio precedente. Di qui la necessità di affidare ad una ditta specializzata l’imponente lavoro di informatizzazione dei cartellini. Ad aggiudicarsi la gara su sette ditte concorrenti è stata la Infracom It spa di Padova per 78 mila euro oltre all’Iva, ai quali però si sono dovuti aggiungere altri 16 mila euro perché, strada facendo, i cartellini da lavorare sono aumentati di quasi 100 mila unità rispetto alle previsioni.

“Contiamo ora di poter dimezzare i tempi per il rilascio delle certificazioni storiche – ha annunciato l’assessore Pecori -, passando da 30 a 15 giorni di attesa. Gli addetti infatti potranno effettuare le ricerche direttamente a video e dalla propria postazione, senza bisogno di recarsi nell’area dell’archivio cartaceo. Di conseguenza il servizio risulterà più rapido, semplice, puntuale ed efficiente”.

“L’anagrafe di Vicenza è il principale sportello del Comune – ha aggiunto Ruggeri, che aveva seguito l’inizio del processo di informatizzazione prima di passare la delega ai servizi demografici al collega Pecori -. Basti pensare che vi si rivolgono quasi 80 mila persone all’anno. È dunque uno dei primissimi posti dove il cittadino testa la qualità dei servizi che offre il Comune. Ora, con questa innovazione, miglioreremo senz’altro l’offerta in termini di tempi, logistica e spazi”.   

Il lavoro di scansione è stato molto delicato: la base di partenza erano infatti cartoncini tra loro anche molto diversi per grammatura, colore, timbri, presenza o meno di nastro adesivo e graffette per contrastarne il deperimento, ma anche e soprattutto diversi tra loro per mezzo di scrittura e calligrafia: basti pensare che in 80 anni si è passati dalla penna ad inchiostro alla stampante, dalla matita copiativa alla macchina da scrivere. Con il nuovo sistema, cognomi, nomi, date di nascita, sesso, numeri foglio famiglia devono conservare comunque la leggibilità dell’originale e ogni scansione dei cartellini deve essere indicizzata, deve cioè essere associata alla relativa posizione anagrafica già presente nell’archivio elettronico.      

Il prodotto finale del processo di informatizzazione è dunque un archivio indicizzato di immagini inalterabili e di alta qualità, integrato con l'attuale piattaforma software in uso nell'ufficio anagrafe, e il trasferimento delle due torri presenti nel backoffice di piazza Biade che contengono i voluminosi archivi rotanti per recuperare così spazio per una migliore organizzazione degli uffici. I 516 mila cartellini, infatti - che occuperanno oltre 35 gigabyte di spazio su un disco utilizzato in linea e in condivisione tra più utenti -, per legge dovranno comunque essere archiviati e si calcola che possano occupare una stanza di almeno 30 metri quadrati.

 

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